Диджитал-расхламление для учителей

«Потом отсортирую и удалю», «Не помню где брала эти материалы и для кого», «Чья это домашняя работа?». Если вы часто говорите данные фразы, значит самое время устроить диджитал-расхламление. С появлением цифровых ресурсов у учителя появилась сложность не только с тем, где хранить все школьные материалы, но и как организовать и не запутаться в электронных. В прошлой статье мы поговорили о том, как сделать генеральную уборку материалов в классе. В этой статьей давайте разберемся, как навести порядок в цифровом пространстве.

Какие рабочие файлы могут быть у преподавателя?

Для наглядности определим, что обычно хранят учителя в электронном виде:

— книги, рабочие тетради, листы, домашние работы и упражнения, сохраненные в различных форматах от jpeg до pdf;

— пароли от онлайн-платформ, особенно если работа онлайн;

— документы, отчеты и другую школьную документацию;

— закладки с источниками материалов;

— приложения, социальные сети и мессенджеры;

— почту;

— различные фото и видеоматериалы.

Также помимо информации, которая используется для работы, мы храним на компьютере и в телефоне личные материалы. Однако, как показывает практика, личных файлов оказывается меньше, чем рабочих.

Каких правил придерживаться при цифровом расхламлении?

Не все сразу. Как и во время генеральной уборки в классе старайтесь разделять нагрузку и не пытайтесь перебрать все файлы за один раз. Одна только мысль утомляет и лишает мотивации заняться этим быстрее, так как нужно выделить много времени. Поставьте себе цель – перебирать по одной папке или категории в день.

Используйте принцип 90/90. Если вы не работали с материалами уже 90 дней и понимаете, что ближайшие 90 дней они вам не понадобятся, то удаляйте их. Такие файлы не нужны. Это не касается различных отчетов или документов, которые вы заполняете раз в году, только материалов для работы на уроке.

Будьте честны с собой. Если у вас есть материалы, которые не относятся к работе и вызывают спорные чувства, то задайте себе вопросы:

— Это я использую сейчас?

— Это меня радует или вдохновляет?

— Эта информация приносит мне пользу? Я к ней периодически возвращаюсь? 

Если ответом на все эти вопросы будет Нет, то можно удалять.

Советы по работе с категориями

Книги. Старайтесь создать постоянные папки, где книги, упражнения и рабочие листы будут рассортированы по уровням и темам, а не по отдельным ученикам. А потом можно создать отдельную папку для ученика и поместить туда все необходимые материалы, создав ярлыки. Так, когда со временем вы перестанете заниматься с учениками и удалите именные папки, все важное останется на компьютере. 

Пароли. Не держите пароли только в одном месте. Всегда есть риск, что может что-то сломаться, удалиться или потеряться, поэтому делайте копии файлов, в которых храните пароли и загружайте их в резервные места.

Документы. Выделите отдельную папку для документов. Если у вас есть документы в бумажном виде, например, важные чеки для отчетности или справка от ученика, то отсканируйте их и переведите в цифровой формат. Так они точно всегда будут под рукой и вы сможете их не только передавать, но и пересылать при необходимости.

Закладки в браузере. Старайтесь пользоваться разными браузерами для личного и для работы. Это поможет разделить личное и рабочее пространство. А также не забывайте регулярно удалять историю, кэш и куки, чтобы ваш браузер не зависал в самые неподходящие моменты.

Приложения, социальные сети и мессенджеры. Следуя правилу 90/90, о котором мы рассказали выше, просмотрите все приложения на компьютере и телефоне и удалите те, которыми не пользуетесь больше 90 дней. Перед удалением проверьте приложения на наличие платных подписок и отмените, чтобы не было лишних трат. У мессенджеров и социальных сетей тоже есть кэш, который нужно регулярно очищать. Для того чтобы он не был перегружен удаляйте диалоги с неактивными учениками.

Почта. В почте просмотрите и удалите не только лишние письма, но и целые рассылки. Старайтесь не вводить адрес электронной почты в магазинах или на ресурсах, которых регистрируетесь, если не хотите, чтобы вам приходила информация оттуда. Если это все-таки произошло, то просто отпишитесь от рассылки внизу письма.

Фото и видео. Архивируйте папки фотографий и видео это поможет урезать размер файлов и сэкономит место.

Пять советов по дальнейшей работе с цифровыми файлами

1. Храните важные файлы на внешних устройствах. Если у вас есть возможность хранить данные на внешних носителях – флешках или жестких дисках – то обязательно пользуйтесь ими. Это поможет застраховать себя от внезапной потери данных, если с компьютером что-то случится. 
2. Купить память в облачном хранилище. Облачные хранилища тоже отличный вариант безопасного хранения данных. Основное их преимущество — возможность быстро делиться материалами с учениками без лишних движений. Просто находите папку, открываете доступ по ссылке и отправляете ученику. 
3. Продавайте материалы. Если у вас есть авторские материалы, которые не нужны, не спешите их удалять. Можно продать другим учителям на сайте teacherspayteachers.com 
4. Пользуйтесь поиском. Когда вы сохраняете какой-то файл, то пишите как можно больше ключевой для вас информации в названии. Это поможет быстрее находить материал. Если вам присылают домашнее задание на проверку в формате doc, то сразу впишите тип задания_фамилию ученика_уровень_юнит_тему. Например, HW_Ivanov_Unit3_Pre-Intermediate_Passive Voice. Так вы сможете находить файлы быстрее в поиске, если не помните в какой папке он хранится.
5. Никогда не оставляйте новые задания в Загрузках или рандомных папках. Если вы пока не знаете на каком уроке его провести, то положите его к материалам уровня или определенного класса, с которым предположительно можете использовать в будущем. Это поможет не забыть про него, так как во время подготовки к следующему уроку увидите его в папке и решите, что точно делать дальше.

Поток файлов для учителя — обычное дело. Чтобы не запутаться выстройте для себя определенную систему и организацию для хранения файлов. Делайте расхламление по чуть-чуть каждую неделю или месяц, это проще, чем потом разгребать накопленное за год. И тогда вам не нужно будет задумываться над тем, куда все это деть и где взять больше памяти для хранения данных.